电算化知识

    一、概念解释

    从狭义上讲，会计电算化是指用以电子计算机为主的电子信息技术替代手工应用于会计工作中。它主要表现为应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分原本由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会汁电算化现已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。
    从广义上讲，会计电算化是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会汁电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化制度建设及其软件市场的培育与发展等。
    会计电算化是一个人机结合的系统，其基本构成要素包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等，核心部分则是功能完善的会计软件资源。
    二、业务要点
    1．会计电算化处理账务的特点
    (l)会计数据一旦进入系统，记账、对账、汇总编制会计报表等都是在一个一体化处理过程中进行的。
    (2)利用计算机做账，除原始凭证外，会计凭证、账簿、报表等都能存放在计算机的磁性介质（硬盘、软盘）中，使会计数据的保存更加安全。同时，还可以根据需要随时将信息打印到纸介质上。
    (3)用计算机查询所需数据和会计资料，可以根据设定的查询条件，很快地查找到所需要的数据，另外，在查阅时，还可以归类及打印查询结果。
    2.会计电算化的要求
    (1)基本要求
    《会计法》规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，必须符合国家统一的会计制度的规定。”这是对实行会计电算化的企业关于会计软件及其会计资料的基本要求。同时，会计科目和账户的设置、凭证的填制与审核、账簿的登记与更正以及报表的编制等必须符合国家统一的会计制度的规定。
    (2)操作要求
    在会计软件中，为保证系统的安全性、防止非法操作、明确职责范围，必须根据会计电算化岗位的划分对所有操作人员分配不同的权限。
    ①操作权限的设置可以通过软件提供的“操作权限设置”功能实现，设置时应根据操作岗位分工进行，遵循会计内部牵制制度  操作人员应使用真实姓名，严禁设置不存存的操作人员。设置完毕后，应将系统默认操作人员删除或取消其所有的权限，防止使用默认的操作人员进行实际业务操作。
    ②出纳、会计人员进行数据输入后，由记账会计审核，财务负责人定期对计算机提供的会计信息进行分析和利用，参与经济活动的管理与决策。为保证会计核算的安全、正确，必须实施双人上岗、双敲复核，不得单人开机操作。
    ③要定期或不定期地进行会计电算化检查，及时发现并解决问题。对于人为造成的事故，要追究当事人的责任。
    ④为了保证计算机处理和存储的会计信息完整而准确，必须每日对电子数据进行备份。会计档案的存储方式主要以电磁介质为主、纸介质为辅，由维护人员保管并存档。
    ⑤除数据维护人员外，任何人未经授权不得擅自存取或改动数据记录。修改会计记录必须履行手续，经财务负责人授权后方可修改，并须详细记录在案。发现重大问题时，应及时上报。
   三、应用实务
    会计电算化的主要内容包括设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、计算成本费用、编制会计报表几个方面。
    1.设置会计科目电算化
    设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化是所有的会计软件在运行时都要进行的一项必不可少的工作。在初始化的过程中，除了要输入一级会计科目和明细会计科目名称及其编码外，还要输入会计核算所必需的期初金额及其相关资料，包括年初数、累计发生额、往来款项、工资、固定资产、存货等项目的期初数字；计算有关指标需要的各种公式；选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
    2.填制会计凭证电算化
    会计凭证包括原始凭证和记账凭证两类，这两类凭证的处理方法在不同的会计软件中也各有不同。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，其中一类会计核算软件要求财会人员手工填制好记账凭证，然后再由操作人员输入电子计算机；另外一类会计核算软件要求财会人员根据原始凭证，直接和计算机上填制记账凭证；还有一类会计软件要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。相比较而言，前两种办法比较接近，区别只是一个是输入已经手工写好的记账凭证，另一个是边输入边做记账凭证，其相同之处是都要把所有的记账凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由计算机来做记账凭证。
    3.登记会计账簿电算化
    完成上述步骤的会计电算化后，便可以进行会计账簿的电算化登记。登记会计账簿一般可以分以下两个步骤进行：首先是由计算机根据会计凭证自动登记账簿，其次是将计算机生成的会计账簿打印输出。将计算机生成的会计账簿打印输出主要是考虑到有利于会计资料的保管以及进行定期审核。
    4．成本费用计算电算化
    成本费用计算电算化的过程是根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用进行成本费用核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据已经存储的上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。一般来讲，会计软件通常会提供多种成本计算方法供用户选择，企业可以根据自身会计核算的特点进行选择。
    5．编制会计报表电算化
    在会计电算化下，编制会计报表的工作是由计算机自动进行的，一般的会计软件中都有一个可由用户自定义报表的“报表生成”功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化，软件都可以适应。特别要注意的是，在设计报表模板时，在会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，均应相互一致；在本期会计报表与上期会计报表之间，有关的数字也应相互衔接。目前，多数会计软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。