会计档案管理

    一、概念解释

    出纳人员除了做好基本业务工作外，还应管理好会计档案。会计档案的内容包括以下几项。
    1．出纳凭证
    包括出纳记账所编制和使用的各种记账凭证及其所附的原始凭证和汇总记账凭证。
    2．出纳账簿
    包括现金日记账、银行存款日记账和有价证券明细分类账。
    3．出纳单据及报告
    包括经费开支计划与决算表、出纳报告单、银行存款对账单、资金分析报告单、作为收付款依据的各种经济合同和文件以及其他财务管理方面的重要凭据（如支票申请单、支票领用登记簿等）。

    二、业务要点
    出纳人员应按规定对会计档案进行整理，具体包括以下几点。
    (1)出纳人员要做好原始凭证的整理、分类、装订。
    (2)出纳人员应一年更换一次账簿，在更新账簿时，将旧账编号、扉页内容、目录等项目按有关要求填写齐全。
    (3)对活页账和卡片账进行装订，编齐页码，加上扉页，并加盖企业财务公章。更换新账后，应将整理完整的旧账归入会计档案。
    (4)档案记录应真实、完整、准确，不得擅自篡改、涂改档案内容。
    (5)档案要按要求进行整理，防止其散乱丢失。
    (6)档案的使用、移交、销毁必须严格按照规定执行，不得擅自将档案外借。
    (7)档案存放的地方必须防盗、防火、防潮、防虫。
    (8)档案保管必须按规定年限执行。

    三、应用实务

    1．会计档案保管期限
    会计档案按其特点可分为永久保管和定期保管两类。定期保管期限为3年、5年、1O年、15年、25年。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。《会计档案管理办法》第九条规定，会计档案的保管期限为最低保管期限。各类会计档案的保管应按下表所示的期限执行。

    2．会计档案销毁
    对于企业来说，保存过期会计档案弊多利少。过期档案不仅大量占据档案室空间，而且给以后的档案查找带来诸多不便。因此，对于保存期限已满且确实没有保存必要的会计档案，经位领导审查批准后，可以进行销毁。销毁程序有以下几点。
    (1)销毁档案之前。应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
    (2)销毁会计档案时。应由档案机构和会计机构共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应按销毁清册所列内容清点及核对所要销毁的会计档案。
    (3)销毁档案之后。监销人应在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告单位负责人。
    这里需要注意的一点是，对于保管期满、但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，一直保管到未了事项完结时为止。对于单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。对于正在项目建设期间的建设企业，其保管期满的会计档案不得销毁。
    3．会计档案调阅
    对于会计档案的调阅，有以下几点要求。
    (1)单位内各部门若需查阅会计档案，必须经单位领导批准，并经财务经理同意后方可查阅。
    (2)单位外部人员因公需要查阅会计档案时，应持其单位介绍信，经财务经理批准后方可查阅。档案管理人员应详细记录查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由等。
    (3)会计档案一般不得带出室外，若有特殊情况需带出室外复制时，必须经财务经理批准，并限期归还。
    (4)会计档案查阅完毕后，必须按规定顺序及时归还原处。若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。