会计凭证的装订与保管

    一、概念解释

    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定，记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序进行保管，不得散乱或丢失。为此，必须对会计凭证进行装订，对于记账凭证，应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐；按期装订成册，加具封面，在封面上编好卷号，并在明显处标明凭证种类编号，由装订人在装订线封签处签名或者盖章；最后按编号顺序入柜，以便调阅。

   二、业务要点

    1.装订前的准备工作

    会计凭证装订前，应做好相关的准备工作，即对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。具体如图3-3所示。

    2．会计凭证的保管
    会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个企业都要建立保管制度，对其进行妥善保管。对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序进行整理并装订成册。封面上须有会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。对于会计凭证，应妥善保管，存保管期间，会计凭证不得外借; 对于超过规定期限（一般是15年）的会计凭证，要严格依照有关程序进行销毁；对于需永久保留的有关会计凭证，不得销毁。
    (1)传递
    会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在企业内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了使会计凭证能够及时地反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。
    《会计基础工作规范》第五十四条规定：“各企业会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各企业根据会汁业务需要自行规定。”正确组织会计凭证的传递，对及时处理和登记经济业务、明确经济责任以及实行会计监督具有重要的作用。从某种意义上说，会计凭证的传递在企业内部经营管理的各环节中起着协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，其主要作用有以下两点。
    ①有利于完善经济责任制度。经济业务的发生、完成及记录是由若干责任人共同负责、分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书而证明，体现了经济责任制度的执行情况。通过对会计凭证传递程序和传递时间的规定，企业可以进一步完善其经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
    ②有利于及时进行会计记录。从经济业务的发生到账簿登记需要一定的时间，通过对会计凭证进行传递，可以使会计部门尽早了解经济业务的发生和完成情况，并能够及时记录经济业务、进行会计核算、实行会计监督。
    (2)复制
    原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因确实需要使用原始凭证时，须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准后方可复制。对于向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。
    (3)遗证
    从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，方能代作原始凭证。符确实无法取得证明，如火车票、船票、飞机票等凭证，当事人须详细写明情况，并由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，代作原始凭证。