张家港海关帐入帐流程和要点

一． 按国家法律规定，企业必须依法建立建全海关物流台帐，并按法定程序详细记录描述每一笔原材料的来龙去脉，即来自哪里，流向何处。库存量要做到四帐平衡（海关帐，税务帐，仓库实物帐，合同平衡帐）

二． 海关帐所取用一整套原始物流单据必须保存五年以上，海关帐册可以每年一次性列印出来，并保存十年以上。

三． 针对公司材料比较繁杂，目前海关帐尽量按法定要求靠拢。由境外进口的每一笔材料必须备注所属加工贸易合同手册号及进口报关单号，转厂或开票内购的材料都有对应的采购订单号，生产领用所有的材料都有对应的生产单号，出口的每一项成品都有相对应的报关单号和合同手册号。

四． 工厂内部所取用单据如下：

原材料进库部份：
1．直接进口材料：境外装箱单（或PACKING LIST及INVOICE），进口报关单，进料传票（因公司每一笔进口材料都很多，因此没有要求仓库开传票，直接以PAK做为入帐依据当传票用）。
每一项材料必须根据周蓉提供的进口材料明细所属的合同品名做勾选，如果出现一对多的关系，需要手工进行调整，确保当笔进口材料内容，合同所属品名及数量完全与进口报关单所结关内容一至。
2．转厂进口材料：（海关帐也称购销合同），（我公司是统一用传票形式代替）
每月中旬前，必须与各转厂供应商核对上月已送货数量（合同大类按个数单位的以PCS数核对，合同大类按重量为单位的以KG数核对），在此基础上双方确认已送未转余量。核实OK后要求对方签名过来留底存档，以免日后产生争议。待所有供应商都已确认清楚后，需提供此份资料给阿华方便做合同平衡。并记得与月初提供给吴纯的资料做对比，把差异记录下来，在次月调平。
3．开票内购材料：单据与转厂材料一至，采购订单（海关帐也称购销合同），供应商送货单（我公司是统一用传票形式代替）
月初统计出送货数量，要求供应商按我们需要的方式开票，开票内容和数量由我方通知。此份资料需提供给吴纯和阿华各一份。
4．不入海关帐的材料：采购订单及进料传票均分开存放，切忌和入帐的单据混在一起。以免海关查厂时“一目了然”的看出问题。存放于车间及仓库的的不入帐单据日后也要健全定期回收机制。

材料出库部份：
1．材料退货给供应商：依退货传票入帐。

2．生产领料：正常领料是ERP机开领料单领出，相应生产单号会领料单上显示，ERP已设置材料后跟随核销性质及供应商名称，只需把不入帐材料T出来，单据分开存放。非正常领料如超领，非正常订单领料和退补料，这些生产部只能手工开领料单。杨梅针对此部份单据手工挑选KEY入报关王，并要求手工单也要列出材料所属生产单号，出现几个订单在同一张领料单上时，如果无法区别所属哪张生产单号，就采用其中任一生产单号入帐。

半成品部份：现海关帐把一次领料后的材料再进库视为半成品处理，且之前托外加工视为发料内部生产。如ABS塑胶料，第一次发外染色，交回来入库时海关帐上的处理视为半成品。此部份材料有托外加工回来的，厂内塑胶成型缴库的，折罩线印刷线交回来的半成品，还有自己内部打印的条码入库的等等。半成品入库使用“生产缴库单”，出库使用“领料单”，因为ERP没有办法变更为“半成品出库单”。

成品部份：成品入库，使用“成品入库单”，成品出库使用“成品出库单”。

 出库的每一项成品必须依据出货机种明细表，备注相应的合同手册号及出口报关单号。并根据出口内容倒回头勾选入库成品的合同品名，做到进出平衡，尤其注意这部份经常会出现一对多的关系，一定要手工调平。

五．海关账每年要交两份报表，即加工贸易产品流向情况表及加工贸易原材料与使用情况表。因实物帐与吴纯税务帐的库存相差比较远，建议还是由无重新依照外税的相关资料填报。

六． 因海关查厂可对企业最少向前追溯三年查帐。
目前针对公司需要改进和特别注意的操作环节：
1．采购部发给供应商的采购订单，要求供应商回签，合法的形式是必须要盖对方公章。双方签实后才是生效的购销合同，并且在企业保存五年以上。（不转厂不开票的帐外供应商不按此要求，并且尽量结帐后建议分开存放或销毁）
2．转厂供应商每月已核对OK的送货量，梅子要针对不同的供应商建立电子档，一个月挨着一个月累计下来，最好是把已转厂数量也做进去，以防日后海关查帐用到，这份资料是必提供的。
3．新供应商审核下来，或者有旧供应商名称变更，交易内容或交易方式变更等，要求采购部及时出书面通知。
5．进口，出口时，海关帐入帐内容一定要和报关单一至。
6．仓库发料时，一对多的材料，一定要求他们把领料单上的供应商名称核对清楚，不能让海关帐出现负库存。
7．海关帐的单据在存档的时候一定要分类单独存放，如果海关一旦查帐，需要一次性准备几年的单据，这样方便查找。
8．海关查帐，如果是把单据带走，那么近期常用的单据要先复印一份自己留存备用，上交了的资料，自己要做详细的记录，以便应对。